Datamodel configureren
In EASE is het maken van een database een peulenschil. Voeg tabellen toe, vul ze met diverse typen velden en leg onderlinge relaties. Je hoeft geen verstand te hebben van SQL of andere talen.
Ondanks de no-code benadering, kun je met EASE complete datamodellen bouwen. EASE biedt ondersteuning voor veel-op-veel relaties met koppeltabellen, zelfverwijzingen van tabellen voor boomstructuren en zelfs geneste keuzelijsten zijn mogelijk.
Schermen maken
Maak zelf schermen, zonder code. Schermen bestaan uit één of meerdere frames. Met de handige schermconfigurator tover je eenvoudig en snel frames op je scherm. Informatie uit de database kan worden weergegeven in frames. Afhankelijk van het soort informatie kan dit in tabellen, velden of kaartweergave gepresenteerd worden. Frames zijn flexibel en kunnen door middel van slepen groter en kleiner worden gemaakt of worden verplaatst. Tevreden? Sla je scherm op, zodat je de volgende keer direct van start kunt.
Permissiesysteem
EASE maakt gebruik van een rol gebaseerd permissiesysteem waarmee informatie beveiligd kan worden. Een hele mond vol, maar het werkt als volgt: een gebruiker kan aan een of meerdere rollen worden toegewezen. Permissies binnen EASE kunnen per rol worden geconfigureerd en maken het mogelijk om tabellen en velden open te stellen of af te schermen. Ook het wel of niet mogen bewerken van velden kan worden ingesteld.
Zo kun je zorgen dat financieel medewerkers facturen kunnen aanmaken en aanpassen, maar dat administratieve medewerkers deze alleen kunnen inzien. Dit systeem maakt ook het samenwerken tussen organisaties mogelijk binnen één werkruimte, omdat je precies kunt instellen welke informatie voor wie beschikbaar is. Niet alleen op tabel-niveau, maar zelfs op veld-niveau.
Processen modelleren
EASE gaat verder dan het opslaan van informatie. In onze ogen is informatiemanagement software pas goed als ook rekening wordt gehouden met de manier waarop informatie ontstaat, wordt bewerkt en wordt verspreid. Dat is waar processen en workflows in beeld komen.
Binnen EASE kun je processen zo modelleren dat rollen enkel specifieke informatie kunnen aanpassen. Informatievelden kunnen op basis van regels worden beschermd tegen aanpassingen. In hoeverre je het proces strak wilt inregelen of juist geheel vrij wilt laten is aan jou.
Notificaties versturen
Binnen EASE is het mogelijk om notificaties te versturen op basis van triggers en voorwaarden. Notificaties zijn dan zichtbaar in de notificatie-manager binnen EASE, maar je kunt er ook voor kiezen om notificaties via de mail te ontvangen. De tekst van de notificaties is vrij configureerbaar en kan bestaan uit vaste tekst en informatie uit de database.
Zo is het mogelijk om collega’s erop te attenderen dat er een nieuwe actie op hun naam staat. Of om zelf een melding te krijgen zodra er een nieuw document is ingediend ter beoordeling.
Documenten genereren
Het maken van grote documenten is een saai en tijdrovend proces. De EASE document generator maakt gebruik van een sjabloon waarmee je informatie uit de database kunt ophalen. Combineer dat met HTML en CSS, ’s wereld meest gebruikte talen om structuur en opmaak te beschrijven, en je begrijpt dat we het hier over een krachtige tool hebben.
Wijzigingen aan een sjabloon worden realtime getoond in het frame ernaast. Tevreden? Exporteer je document dan als pdf- of .docx-bestand. Ideaal voor periodieke rapportages, ontwerpdocumenten, specificaties enz.
Informatie filteren
Geavanceerde database query’s schrijven, zonder er verstand van te hebben? EASE maakt het filteren van informatie kinderlijk eenvoudig. Geen moeilijke code, maar een duidelijke interface waarmee je je antwoord zó gevonden hebt.
Voorbeeld? Laat mij alle eisen zien die nog niet aan een systeemelement gekoppeld zijn óf die nog geen verificatiemethode hebben. Of: Geef mij alle acties van Bert die gekoppeld zijn aan één of meerdere documenten.
Veldwaarden berekenen
Velden in EASE kunnen worden voorzien van een formule, zodat de waarde automatisch wordt berekend. Niet alleen op basis van waarden in dezelfde tabel, maar ook op basis van waarden in gerelateerde tabellen.
De functie kan gebruikt worden om de totale risicoscore te bepalen (kans maal gevolg), maar ook voor het genereren van automatische ID’s door tekst en cijfers te combineren. Het is zelfs mogelijk om gebruikersdata op te halen. Zo kun je bijvoorbeeld tonen wie een document heeft ingediend of de status van een record heeft veranderd. De mogelijkheden zijn eindeloos.
Wijzigingshistorie
Met wijzigingshistorie krijg je inzicht in alle bewerkingen die aan informatie gedaan zijn. Van het aanmaken van een record, tot wijzigingen en verwijderingen: alles kan worden bijgehouden. De mutaties worden gepresenteerd in een gebruiksvriendelijke interface. Erg handig als informatie in een proces 100% aantoonbaar en traceerbaar moet zijn.
Gegevens exporteren en importeren
Het exporteren van gegevens uit EASE is eenvoudig. Met EASE exporteer je binnen een handomdraai gegevens naar .csv of .xlsx. Wel zo handig als je informatie in gespecialiseerde tools wilt analyseren.
Ook het importeren van gegevens in EASE is een peulenschil. Verrijk de zojuist uitgedraaide exportsheet en lees ‘m in. EASE kan geautomatiseerd koppelingen matchen met gerelateerde tabellen op basis van waarden in plaats van unieke ID’s. Tevens geeft EASE duidelijke feedback indien een importsheet fouten bevat.
Conditionele velden
Schermen in EASE kunnen dynamisch worden samengesteld, waarbij velden op basis van voorwaarden (on)zichtbaar en (on)bewerkbaar worden. Zo kun je processen inregelen waarbij een item pas gereed kan worden gemeld als alle verplichte velden gevuld zijn. Op die manier kunnen conditionele velden voorkomen dat er fouten worden gemaakt.
Scripts en API koppelingen
Met EASE scripts kun je database bewerkingen automatiseren. Een beetje zoals het uitvoeren van SQL query's. Dit maakt het mogelijk om geautomatiseerd wijzigingen door te voeren. Ook is het mogelijk om tabellen en velden te genereren op basis van informatie uit andere tabellen.
Scripts maken het ook mogelijk om API koppelingen met andere software te leggen. EASE ondersteunt bijvoorbeeld de koppeling met MoreApp. Met een script kunnen de opgehaalde gegevens worden gemapt naar de juiste EASE tabel. Zo kunnen inspectieresultaten direct in een proces binnen EASE landen.