GRIP OP AANTOONBAARHEID

Je hebt het werk gedaan. Kun je ook aantonen dat het voldoet?

Bij een oplevering, controle of audit wil je laten zien dat je aan de eisen voldoet. Daarvoor leg je vooraf vast hoe je dat controleert en welke gegevens je nodig hebt.

Neem een urgente storing aan openbare verlichting. Volgens het contract moet je binnen een afgesproken tijd ter plaatse zijn en de storing verhelpen. Je monteur arriveert op tijd, maar heeft een vervangend onderdeel nodig dat niet op voorraad ligt.

Hoe laat kwam de melding binnen? Wanneer arriveerde de monteur? Wat stelde hij vast? En waarom lukte direct herstel niet?

In EASE verbind je eisen en afspraken met controles, registraties en bewijsstukken. Zo maak je zichtbaar wat je moest doen, wat er is gebeurd en waarop de beoordeling rust.

AFHANDELING VAN EEN STORING
AfspraakReactietijd en herstelverplichting
Ter plaatse zijnStoring verhelpen
RegistratieMelding · aankomst · bevindingen
Bewijs en beoordelingWat gebeurde er en waarop rust de conclusie?
Schematische uitleg; geen EASE-interface.

Het werk is klaar. De bewijsvoering nog niet.

Tijdens de uitvoering leg je veel vast. Een monteur registreert een storing. Een inspecteur maakt foto’s. Een beoordelaar geeft akkoord.

Toch krijg je achteraf vragen. Bij de storingsmelding ontbreekt de aankomsttijd van de monteur. De toelichting noemt een ontbrekend onderdeel, maar niet welk onderdeel nodig was. Het is eenvoudig om te vergeten een stukje informatie vast te leggen.

AankomsttijdWanneer arriveerde de monteur?Niet vastgelegd
Benodigd onderdeelWelk onderdeel was niet beschikbaar?Niet vastgelegd
HersteltijdWanneer werkte de verlichting weer?Niet vastgelegd

Dan begint het uitzoekwerk. Je vraagt de monteur naar zijn aankomsttijd. Je zoekt de bestelling van het onderdeel op. En je probeert te achterhalen wanneer de storing is verholpen.

Je hebt het werk snel en binnen planning uitgevoerd. Door het ophalen van de ontbrekende informatie ben je alsnog veel tijd kwijt en kun je de factuur nog niet versturen.

Herken je dit?

Een asset staat op ‘goedgekeurd’, maar de toelichting en/of foto’s ontbreken.

Je ontvangt een rapport over de ventilatie met meetwaarden, maar niet onder welke omstandigheden de meting plaatsvond. Daardoor is onduidelijk of de resultaten passen bij de afgesproken test.

Bij oplevering van de leidingreparatie ontbreken de afgesproken foto’s. Met als resultaat dat de leidingen weer opgegraven moeten worden, met alle risico’s van dien.

Je ontvangt inspectie foto’s van meerdere lichtmasten, maar de mastnummers ontbreken. Daardoor is niet duidelijk welke bevinding bij welke lichtmast hoort.

Tijdens een audit vraagt de beoordelaar waarom je een afwijking aan een lichtmast hebt geaccepteerd. Je vindt het akkoord, maar de motivatie ontbreekt en je herinnert je de afweging niet meer.

Je hebt documenten en registraties. Maar het is onduidelijk of ze samen voldoende bewijs vormen.

Goed uitgevoerd werk kan alsnog extra tijd en geld kosten

Als bewijs ontbreekt of vragen oproept, moet je opnieuw aan de slag.

Soms kan het opnieuw aanleveren van bewijsstukken een heel tijdrovend en kostbaar proces worden. Soms betekent dit zelfs dat al het werk opnieuw moet worden gedaan. Zeker als het werk verder goed is uitgevoerd kan dit extra vervelend zijn. Want ook de planning waar je oorspronkelijk ruimschoots aan voldeed, schuift op.

ASSET MANAGEMENT

Binnen Asset Management zie je dit bijvoorbeeld bij onderhoud. De inspectie van een stalen constructie staat op ‘afgerond’, maar de gemeten laagdiktes van de coating ontbreken. Daardoor is niet vast te stellen of de bescherming aan de onderhoudseisen voldoet.

SYSTEMS ENGINEERING

Binnen Systems Engineering zie je dit bij de verificatie van eisen. Voor de bediening van een sluis is vastgelegd dat aan een bepaalde eis is voldaan. Het resultaat van de bedieningstest ontbreekt echter. Daardoor is niet aantoonbaar waarop de conclusie is gebaseerd.

Zo leidt ontbrekend bewijs tot extra controles, discussie en vertraging.

Als bewijs ontbreekt
Extra controlesWerk opnieuw controleren of bewijs aanvullen
Meer tijd en kostenHet dossier herstellen na de uitvoering
VertragingDe planning schuift op

Zie hoe je een eis aantoont en welk bewijs erbij hoort

Je wilt bij een eis zien hoe je die moet aantonen én hoe je hebt vastgesteld dat het werk voldoet. In EASE verbind je de eis met de verificatiemethode, de resultaten en de beoordeling.

Bij een eis aan een pomp zie je bijvoorbeeld:

Hoeveel water de pomp per uur moet leveren.

Met welke test je die prestatie controleert.

Onder welke omstandigheden je de test uitvoert.

Wanneer de test plaatsvond en welke meetwaarden daarbij horen.

Wie het resultaat heeft beoordeeld en wat de conclusie was.

Zo zie je welke onderbouwing beschikbaar is en waarop de conclusie ‘voldoet’ is gebaseerd.

VAN EIS NAAR ONDERBOUWD OORDEEL
EisHoeveel water per uur?
Wat moet
VerificatiemethodeTest en meetomstandigheden
Hoe toon je aan
ResultatenTestdatum en meetwaarden
Wat is gemeten
BeoordelingBeoordelaar en conclusie
Oordeel
Schematische uitleg; geen EASE-interface.

WAARDE VAN EASE

Verbind eisen, controles en bewijs in EASE

Je wilt niet pas tijdens een audit ontdekken dat een inspectiefoto of beoordeling ontbreekt. EASE biedt legio mogelijkheden om te voorkomen dat informatie wordt vergeten. Zo richt je in EASE overzichten in die laten zien welke registraties nog niet compleet zijn.

Bekijk bijvoorbeeld welke leiding reparaties nog geen foto’s hebben of welke inspectieresultaten nog op een beoordeling wachten. Vanuit het overzicht open je de betreffende registratie en zie je wat al is vastgelegd.

[PLACEHOLDER – vervang door een echt EASE-overzicht: registraties die aandacht vragen, zoals leidingreparaties zonder foto’s en inspectieresultaten die op een beoordeling wachten, met de geopende registratie en de reeds vastgelegde gegevens. Gebruik fictieve of vrijgegeven gegevens.]

Je organisatie bepaalt welke informatie nodig is. EASE maakt zichtbaar waar die informatie nog ontbreekt. Dat helpt je om gericht bij te sturen en verkleint de kans op extra werk.

Welk bewijs mis jij bij een controle of oplevering?

Kies één situatie. Bijvoorbeeld een inspectie die is afgerond, terwijl je de meetresultaten nog moet opvragen.

Ontdek tijdens een demo hoe je de eis, de controle en het bewijs met elkaar verbindt in EASE.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen vastleggen en aantonen?

Bij vastleggen registreer je wat er is gebeurd. Bijvoorbeeld: je hebt de openbare verlichting geïnspecteerd. Bij aantonen laat je ook zien wat de inspectie opleverde. Je legt per armatuur vast of de verlichting brandt en of je schade of water in het armatuur ziet. Met foto’s en een toelichting onderbouw je de bevindingen en het oordeel.

Met de wijzigingshistorie zie je wie de gegevens heeft aangepast en wanneer. Zo zoek je bijvoorbeeld terug wie een inspectie status heeft gewijzigd. Welke wijzigingen je volgt, hangt af van de inrichting.

Dat hangt af van de eis en de afgesproken controle. Bij een inspectie van een brug leg je bijvoorbeeld scheuren vast met foto’s, de locatie en meetgegevens. Je koppelt die aan het betreffende brugdeel en de inspectie. Zo is duidelijk wat je hebt onderzocht en vastgesteld.

Nee. Een materiaalcertificaat vermeldt bijvoorbeeld de eigenschappen van geleverd staal. Een beoordelaar controleert of die eigenschappen voldoen aan de eisen voor de toepassing. EASE brengt de eis, het bewijs en de beoordeling bij elkaar. De verantwoordelijke beoordelaar bepaalt of het bewijs voldoende is.

Via de vastgelegde koppelingen zie je welke verificaties, resultaten en bewijsstukken bij de eis horen. Moet een waterpomp meer water per uur leveren? Dan bekijk je welke eerdere metingen je opnieuw moet beoordelen. Zo krijg je inzicht in de impact van de eiswijziging. De verantwoordelijke specialist bepaalt of een aanvullende test nodig is.

Nee. Begin bijvoorbeeld met de geluidsmeting van één ventilatie-installatie. Leg de toegestane geluidswaarde vast en koppel het meetrapport en de beoordeling. Gebruik die aanpak daarna voor andere installaties of controles. Doe kennis op met EASE en kijk of je alle informatie kwijt kunt. Pas waar nodig het datamodel aan. Voer dan het aantal gebruikers of de hoeveelheid data langzaam op.

Ja. Je gebruikt EASE via je browser. Zo raadpleeg je eisen, registraties en bewijsstukken vanaf verschillende werkplekken. Jouw toegangsrechten bepalen welke informatie je ziet.