GRIP OP PROCESSEN

Waar staat het proces en wie zet de volgende stap?

Een proces lijkt overzichtelijk zolang iedereen weet wat de volgende stap is. Maar zodra meer mensen en afdelingen samenwerken en werkzaamheden worden overgedragen, verdwijnt dat overzicht snel.

Dan ontstaan vragen. Is deze stap al uitgevoerd? Wie moet nu iets doen? Waar wachten we op? En wie bewaakt dat het proces verder gaat?

EASE maakt het proces en de actuele voortgang zichtbaar. Je ziet welke stappen nodig zijn, waar het proces staat en wie verantwoordelijk is voor de volgende stap.

01 · RegistrerenMelding vastgelegd
Afgerond
02 · BeoordelenTechnisch beheerder
Huidige stap
03 · UitvoerenUitvoerder
Volgende stap
04 · Afronden
Nog niet gestart
Illustratief voorbeeld, geen EASE-scherm. De huidige stap en verantwoordelijke zijn direct zichtbaar.

Grip verdwijnt tussen de stappen

Een proces begint vaak duidelijk. Je spreekt af wat er moet gebeuren en wie welke taak oppakt.

Dan begint de uitvoering. Een collega wacht op informatie. Een goedkeuring blijft uit. Iemand neemt een taak over en geeft dat per e-mail door. Tijdens een overleg verandert een afspraak, maar niemand past de planning aan.

Wachten op informatieEen collega wacht op informatie.
Goedkeuring blijft uitDe volgende stap wacht op een akkoord.
Afspraak verandertDe planning sluit niet meer aan op de afspraak.

Iedereen werkt door. Toch zie je steeds minder goed waar het proces staat.

Pas als een deadline nadert of iemand naar de voortgang vraagt, zoek je uit wat er speelt. Dan blijkt een eenvoudige vraag lastig te beantwoorden: “Waar staan we nu en wie moet de volgende stap zetten?”

Herken je dit?

Je vraagt collega’s regelmatig naar de status van een proces.

Je zoekt openstaande acties in mailboxen, spreadsheets en persoonlijke takenlijsten.

Je weet welke actie nodig is, maar niet wie die oppakt.

Je merkt een vertraging pas op als een deadline nadert of iemand navraag doet.

Je zoekt achteraf uit wie wat heeft gedaan en welke besluiten zijn genomen.

Los van elkaar lijken dit kleine ongemakken. Maar wanneer dit dagelijks gebeurt in processen met veel mensen, afhankelijkheden en overdrachten, ontstaat een structureel probleem.

Een proces die je niet ziet, moet je voortdurend bewaken

Is de status onduidelijk? Dan ga je erachteraan. Je stuurt herinneringen, houdt eigen lijstjes bij en vraagt collega’s om updates. Je plant extra overleg om te horen waar het proces vastloopt.

Ondertussen leun je steeds meer op collega’s die het proces door en door kennen. Zij weten welke stap volgt, wie iets moet doen en waar het vaak misgaat.

Maar wat gebeurt er als zo’n collega afwezig is? Wie merkt dan dat een actie blijft liggen of een overdracht ontbreekt?

Je grip op het proces hangt dan af van wie oplet en navraag doet.

Steeds opnieuw achterhalen
Status onduidelijkNavraag bij collega’s
Extra bewakingHerinneringen · lijstjes · overleg
Afhankelijk van personenWie merkt dat een actie blijft liggen?

Van processen najagen naar processen beheersen

Je wilt tijdens de uitvoering weten wat er gebeurt. Zonder eerst mailboxen door te nemen of collega’s te bellen.

Met dat overzicht zie je waar jouw aandacht nodig is. Je spreekt de juiste persoon aan, helpt een knelpunt oplossen of past de planning aan.

Besteed minder tijd aan status vragen. Stuur bij waar het nodig is.

Daarvoor heb je antwoord nodig op deze vragen:

Welke stappen horen bij het proces?

Welke stappen zijn klaar?

Waar staat het proces nu?

Welke acties staan nog open?

Wie is verantwoordelijk voor de volgende stap?

Welke stap duurt langer dan verwacht?

Welke besluiten en acties gingen hieraan vooraf?

Processtappen
Klaar · huidig · nog te doen
Acties en verantwoordelijkheid
Beheerder
Uitvoerder
Wat staat open? Wie pakt het op?
Besluiten en historie
Wat ging hieraan vooraf?

EASE-AANPAK

Maak jouw proces zichtbaar met EASE

In EASE breng je processtappen, acties, verantwoordelijkheden en bijbehorende informatie samen.

Bij de start zie je welke stappen nodig zijn en wie welke taak heeft. Tijdens de uitvoering leg je de voortgang vast. Je ziet welke stappen klaar zijn, welke acties openstaan en wie de volgende stap oppakt.

Voert een collega het werk uit? Of bewaak jij de voortgang? Je kijkt naar hetzelfde proces, met de informatie die bij elke stap hoort. Zo hoef je minder vaak om een update te vragen en draag je werk makkelijker over.

Illustratief voorbeeld, geen EASE-scherm.

Ontdek hoe je met EASE overzicht houdt over jouw proces.

Veelgestelde vragen

Moet ik mijn processen eerst volledig uitwerken?

Nee. Begin met één proces waarin je nu overzicht mist. Breng de belangrijkste stappen in kaart en bepaal wie waarvoor verantwoordelijk is. Voeg de informatie toe die je bij elke stap nodig hebt. Van daaruit werk je het proces verder uit.

Ja. Je koppelt acties aan een verantwoordelijke. Zo zie je welke actie openstaat en wie die moet oppakken.

Niet elk proces volgt dezelfde route. Afhankelijk van de inrichting neem je ook uitzonderingen, andere routes en extra acties op. Zo sluit het proces aan op jouw werkwijze.

Ja, als je die gegevens vastlegt. Met de vastgelegde stappen, acties en wijzigingen bouw je een historie op. Zo zoek je terug wat er is gebeurd, zonder losse e-mails en lijstjes door te nemen.

Nee. Ook bij een afwijking, wijziging of beoordeling wil je weten waar je staat en wie aan zet is. Zodra meerdere mensen samenwerken en stappen van elkaar afhangen, helpt overzicht je om de uitvoering te volgen.