GRIP OP SAMENWERKEN

Iedereen doet zijn deel. Sluit het ook op elkaar aan?

Je werkt met collega’s, afdelingen en externe partijen aan hetzelfde resultaat. Je verdeelt het werk en maakt afspraken over wat iedereen oplevert.

Maar tussen die bijdragen zitten afhankelijkheden. De uitvoerder heeft iets nodig van de ontwerper. Een leverancier moet aansluiten op andere onderdelen. Een opdrachtgever verwacht een resultaat dat meerdere partijen samen moeten leveren.

EASE helpt je vastleggen hoe die bijdragen samenhangen en welke afspraken daarbij horen. Zo maak je duidelijk wat je van elkaar nodig hebt en bespreek je wat er moet aansluiten.

Je verdeelt het werk. Maar wat gebeurt er tussen de delen?

Bij de start lijkt de verdeling duidelijk. Iedere partij krijgt een opdracht en gaat aan de slag.

Tijdens de uitvoering komen de vragen. De aannemer verwacht dat een andere partij iets voorbereidt. De opdrachtgever gaat ervan uit dat een onderdeel bij de opdracht hoort. Een leverancier past iets aan, maar weet niet welke gevolgen dat heeft voor het werk van anderen.

Opdrachtgever“Dit hoort bij de opdracht.”
verschillende verwachtingen
Aannemer“De andere partij bereidt dit voor.”
gevolgen niet afgestemd
Leverancier“Wij passen ons onderdeel aan.”

Iedereen kijkt vanuit zijn eigen opdracht. Wat tussen de opdrachten moet aansluiten, krijgt minder aandacht.

Dat merk je vaak pas wanneer je de resultaten samenbrengt. Dan ontbreekt er iets, passen onderdelen niet op elkaar of blijkt dat betrokkenen verschillende verwachtingen hadden.

Herken je dit?

Een partij levert wat is afgesproken, maar een ander kan daar nog niet mee verder.

Je hoort pas tijdens de uitvoering dat beide partijen verwachten dat de ander iets regelt.

Een wijziging binnen één onderdeel heeft gevolgen die andere betrokkenen niet hebben meegenomen.

Je ontvangt een resultaat dat niet aansluit op wat je dacht te hebben gevraagd.

Tijdens overleg bespreek je steeds opnieuw wat wel en niet bij ieders opdracht hoort.

Los van elkaar lijken de opdrachten duidelijk. Juist waar het werk samenkomt, ontstaan misverstanden.

Goed uitgevoerd werk kan toch tot herstelwerk leiden

Als bijdragen niet op elkaar aansluiten, moet je achteraf herstellen wat je vooraf had willen afstemmen.

Opnieuw inspecteren

Een inspecteur moet opnieuw naar buiten omdat gegevens ontbreken.

Ontwerp aanpassen

Een ontwerp vraagt aanpassingen omdat een leverancier andere uitgangspunten heeft gebruikt.

Werk ligt stil

Niemand heeft een noodzakelijke voorbereiding meegenomen.

Dat kost tijd, extra inzet en geld. Ook ontstaan discussies over de opdracht: wie had dit moeten doen en wie betaalt de aanpassing?

Binnen Asset Management zie je dit bijvoorbeeld wanneer een beheerder, ingenieursbureau en aannemer verschillende verwachtingen hebben van een inspectie. Binnen Systems Engineering gebeurt hetzelfde wanneer disciplines hun eigen onderdeel uitwerken, maar de aansluiting tussen die onderdelen onvoldoende afstemmen.

Je hebt elkaar nodig om het resultaat te halen. Dan moeten ook de afspraken tussen jullie bijdragen duidelijk zijn.

Van losse opdrachten naar een gezamenlijk resultaat

Grip op samenwerken begint met begrijpen wat je samen wilt bereiken. Daarna maak je duidelijk hoe iedere bijdrage daaraan bijdraagt.

Zo bespreek je meer dan de eigen opdracht. Je stemt ook af wat nodig is om elkaars werk bruikbaar te maken.

Betrokkenen zien waar hun bijdrage anderen raakt. Daardoor kunnen ze eerder vragen stellen, beperkingen aangeven en afspraken maken die samen uitvoerbaar zijn.

Daarvoor heb je antwoord nodig op deze vragen:

Welk resultaat willen we samen opleveren?

Wat verwachten we van iedere partij?

Wat heeft de één nodig van de ander?

Waar moeten werkzaamheden of onderdelen op elkaar aansluiten?

Welke afspraken gelden voor die aansluiting?

Wie betrekken we wanneer er iets verandert?

EASE-AANPAK EN PRAKTIJK

Verbind bijdragen en afspraken met EASE

In EASE leg je werkpakketten, betrokken partijen en bijbehorende eisen en afspraken vast. Je legt ook de relaties tussen die onderdelen vast. Daarmee maak je zichtbaar waar bijdragen elkaar raken.

Neem een inspectieopdracht. Je legt vast welke assets de uitvoerder inspecteert, welke gegevens nodig zijn en welk resultaat je verwacht. De uitvoerder registreert de bevindingen bij de betreffende assets. Zo sluiten de opdracht en de teruggeleverde resultaten beter op elkaar aan.

[PLACEHOLDER – vervang door screenshot van EASE: inspectieopdracht met gekoppelde assets en bevindingen]

  1. 1OpdrachtAssets · Gegevens · Verwacht resultaat
  2. 2UitvoerderWerkpakket · Afspraken
  3. 3BevindingenResultaten gekoppeld aan assets

Bij een technisch project verbind je werkpakketten met de onderdelen en eisen waarop ze betrekking hebben. Daarmee bespreek je gericht welke afspraken tussen disciplines of leveranciers nodig zijn.

Verandert er iets? Dan gebruik je de vastgelegde samenhang om te bepalen welke betrokkenen je moet meenemen in de afstemming.

Zo helpt EASE je om verwachtingen concreet te maken en het werk van verschillende partijen op elkaar aan te laten sluiten.

Waar sluiten bijdragen in jouw organisatie niet goed op elkaar aan?

Neem één situatie mee waarin meerdere teams of partijen samen een resultaat moeten leveren. Tijdens een demo laten we zien hoe je hun bijdragen, afhankelijkheden en afspraken in EASE vastlegt.

Veelgestelde vragen

Is deze aanpak ook relevant voor samenwerking binnen één organisatie?

Ja. Ook afdelingen en disciplines zijn afhankelijk van elkaars werk. Denk aan beheer en uitvoering, of aan verschillende ontwerpteams. Zodra bijdragen op elkaar moeten aansluiten, zijn duidelijke verwachtingen en afspraken nodig.

Begin met het gezamenlijke resultaat, de bijdrage van iedere partij en wat partijen van elkaar nodig hebben. Leg vervolgens de eisen en afspraken vast die belangrijk zijn voor de aansluiting.

De vastgelegde relaties helpen je bepalen welke andere bijdragen je moet beoordelen en welke partijen je bij de wijziging betrekt. Samen bespreek je de gevolgen en pas je de afspraken aan.

Begin met één concrete samenwerking waarin regelmatig misverstanden of herstelwerk ontstaan. Bijvoorbeeld een inspectieopdracht of de aansluiting tussen twee disciplines. Werk van daaruit verder.